¡Fundamental en tiempos de incertidumbre!

Los resultados de encuestas aplicadas a ejecutivos de empresas, tanto Gerentes Generales, como Gerentes responsables de la Cadena de Suministro, resaltan la importancia más aún la necesidad de que sus proveedores tengan un óptimo desempeño en el servicio que ofrecen, para que sus empresas puedan lograr los objetivos para los que fueron creadas.

Expertos dicen que la Gestión de Relaciones con Proveedores, es un programa, otros dicen que es un enfoque, otros una herramienta y algunos más también la identifican como una metodología; yo opino que es todo eso y mucho más; el beneficio de una efectiva aplicación de SRM, por sus siglas en inglés, se ha incrementado en la medida que las cadenas de suministro han sufrido disrupciones de todo tipo en los últimos tiempos, desde accidentes, desastres naturales, situaciones geopolíticas no favorables, en resumen, un largo etcétera de eventos para los cuales la mayoría de las empresas no están preparadas.

Esto se ha entendido desde hace ya un buen tiempo y el Departamento de Compras ha trabajado casi en solitario en la identificación y selección de los indicadores y sus respectivas métricas para medir el desempeño de los proveedores, como punto de partida para gestionar las relaciones con los mismos.Es un hecho comprobado que las empresas que en mejor forma han superado los eventos disruptivos de los últimos años, lo han hecho en gran medida al apoyarse en quienes les suplen de materiales y/o servicios, de allí la importancia que cobra la Gestión de Relaciones con Proveedores/SRM.

Este progreso o evolución ha estado acompañado por dos hechos, en primer lugar, tenemos que cuando los departamentos de Compras seleccionan un proveedor, seleccionan más que a un vendedor de un bien, un material o un servicio, están seleccionando a un socio de su negocio, del que dependerá a su vez la capacidad de la empresa de vender su producto, bien o servicio. En segundo lugar, las relaciones con los proveedores ya no son solo un asunto de Compras; este departamento es quien coordina y cuida de estas relaciones, el eje sobre el que pivota todo lo que refiere a los proveedores, pero definitivamente no es el único departamento con el que los proveedores interactúan, entre otros se involucran:

Área Solicitante (Manufactura o cualquier departamento): utiliza el bien, material o servicio; junto con quienes realizan la recepción y Calidad, serán los primeros en aportar información sobre el cumplimiento de especificaciones y servicio. Rol clave en la evaluación de los proveedores.
Finanzas: además de ayudar a Compras en la evaluación de la salud financiera de los proveedores, es un departamento clave para el cumplimiento de las condiciones de pago negociadas con cada proveedor.
Calidad: departamento clave incluso antes de la selección, garantizando que los proveedores cumplirán con las especificaciones y posteriormente en la identificación y solución de problemas con agilidad.
Logística: clave en la optimización de la cadena de suministro, y en la gestión del inventario (ubicación del inventario, entrega, devoluciones, etc.).
Legal: fundamental para asegurar que los contratos proveedores, sean legales para todas las partes y apoyen en la gestión de riesgos, propiedad intelectual.

Nada que no sepamos, la diferencia en estos tiempos es la activa participación de estos departamentos en la Gestión de Relaciones con Proveedores, en resumen es un trabajo de TODA la organización, que permite mitigar el impacto de las interrupciones y ser resilientes ante la complejidad y retos que enfrentan las cadenas de suministro, de cualquier sector, de cualquier tamaño y en cualquier país.Los proveedores vistos como lo que son en realidad, socios (partners) del negocio en una relación de activa colaboración contribuyen por ejemplo a:

Comunicar y Colaborar, para la rápida solución de problemas y evitar el mal uso de recursos de los socios.
Aportan Flexibilidad, para planificar la producción, cantidades y entregas de los socios, y adaptarse de forma ágil a los cambios tan frecuentes en la cadena de suministro.
Reducir Costes, en tiempos donde las interrupciones ponen en peligro el normal funcionamiento de la cadena de suministro, sigue siendo importante comprar al mejor precio posible, aunque la prioridad será el servicio por encima del precio. Por lo que, trabajar en cooperación con los socios (proveedores) será clave para identificar en toda la cadena las oportunidades de reducir, idealmente eliminar costes.
Mitigar Riesgos, de forma proactiva y establecer en colaboración con los proveedores estrategias y medios para minimizar las interrupciones.
Mejorar el Desempeño, a través del seguimiento y evaluación con el objetivo no solo de mejorar, también para identificar debilidades o potenciales problemas de servicio.
Innovar, gracias a una efectiva Gestión de Relaciones con Proveedores, por lo que pasa a ser estratégica para identificar las posibilidades de colaborar con proveedores de materiales y servicios claves y así identificar oportunidades de innovar, en los productos o servicios en si mismos, así como en los procesos, tecnologías y recursos necesarios.

En conclusión, la Gestión de las Relaciones con Proveedores con un enfoque estratégico y de colaboración, va más allá de la mera transacción, Yo Compro-Tu Vendes. Es una herramienta clave para construir los firmes cimientos de una cadena de suministro resiliente y adaptable que pueda superar las interrupciones de manera efectiva con el menor daño posible. Las empresas que dediquen recursos (sobre todo tiempo y personas) a mantener relaciones sólidas con los proveedores estarán mejor posicionadas para enfrentar la incertidumbre y las disrupciones tan frecuentes en estos tiempos.

Autora: María Teresa Martínez del Valle – Vicepresidenta de RALOG