El picking o la preparación de pedidos es una de las operativas más complejas y costosas para cualquier almacén. Implica altos costes de operatividad ya que conlleva desplazamientos; almacenamiento y manipulación de unidades; preparación; empaquetado; verificación; etc.

El cambio en los hábitos de consumo ha provocado un incremento en el número de pedidos y con la característica añadida de que muchos de ellos cuentan con pocas unidades por pedido.

Es por este motivo que es especialmente importante optimizar el sistema utilizado para hacerlo lo más eficiente posible y reducir así al máximo los costes asociados, que se estiman pueden alcanzar hasta el 65% de los costes operativos. La eficiencia o ineficiencia del sistema de Picking de almacén afecta directamente a la productividad y rentabilidad de la empresa.

Viendo la importancia que tiene este proceso en la gestión global del almacén, no hace falta subrayar la gran importancia que tiene la elección correcta del método de preparación de pedidos en la gestión de un almacén. Y, de nuevo, hay que resaltar el papel clave que ha de jugar el Sistema de Gestión de Almacén (SGA) en todo el proceso.

Podemos definir que el PICKING consiste en tomar unidades de carga pequeñas de otras más grandes y, así, conformar el pedido, cuyo destino, en la mayoría de los casos, es el cliente final, pero que también pueden ser centros de producción u otros almacenes.

Los Objetivos Principales son:

1. Asegurar que la mercancía preparada es conforme a lo solicitado por cada cliente en su pedido: en cantidad, referencia, ausencia de daños visibles y documentación del pedido (etiqueta, albarán, lista de contenido o packing list, etc.), y esta adecuadamente embalada.
2. Cumplir con el horario de preparación, para evitar retrasos en la entrega a los clientes.
3. Realizar la preparación de la forma más rápida y eficiente posible.
   Por eso el picking o proceso de preparación de pedidos repercute directamente en la satisfacción del cliente.
   De igual manera, un picking ineficiente supondrá un alto coste, tanto operativamente como de imagen y marca ante los clientes insatisfechos.

FASES DE LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS

1. Preparación Previa- Planificación: En esta primera fase del picking se establecerá el método a utilizar, los cuales expondremos en siguientes artículos (*). Se asignarán los recursos adecuados para la realización de este (humanos y maquinas).
2. Recorridos y Desplazamientos: dentro del sistema de preparación Persona – Producto (Picking Tour), los desplazamientos es la actividad que más tiempo consume y por tanto más recursos. Básicamente el recorrido consiste en:• Desde el punto de partida hasta la ubicación del primer producto.
   • Desde la ubicación del primer producto hacia la de los subsiguientes productos.
   • Vuelta a la zona de operaciones para continuar con el acondicionamiento del pedido.Por tanto, es importante que nuestro ABC de rotación de las ubicaciones destinadas al picking esté lo más optimizado posible para que los recorridos sean mínimos.

   El Lay Out desempeña un papel primordial, el almacén debe haber sido diseñado para facilitar los flujos y eliminar obstáculos. Así mismo la gestión mediante un SGA, con los parámetros correctamente introducidos, nos proporcionara el recorrido más óptimo.

   En aquellos almacenes que tienen implantadas soluciones automatizadas Goods To Person, los recorridos y desplazamientos por parte del personal, se reducen al mínimo. Son los medios mecanizados los que acercaran la mercancía a la persona para que extraiga de la ubicación la cantidad solicitada y prepare el pedido.

3. Recogida o Extracción de la Mercancía: una vez posicionados en la ubicación indicada, procederemos a recoger o extraer la mercancía solicitada en el pedido.
   La mayoría de los errores de preparación o picking se producen en esta fase, por tanto, es fundamental extraer la mercancía de manera precisa y segura. Tanto sea por métodos Persona – Producto o Producto – Persona, soluciones como Pick To Light, Pick To Voice o Realidad aumentada,(las cuales detallaremos en siguientes artículos) todas ellas dirigidas por el Sistema de Gestión de Almacén (SGA/WMS), nos ayudaran en el proceso de extracción para garantizar el número exacto de unidades y referencia solicitadas.
4. Verificación y preparación del pedido para su expedición: última fase del picking donde hay que verificar que está todo correcto (unidades del pedido y referencia solicitada, embalaje, peso, etiquetado, etc.), generar la documentación pertinente (packing list, albaranes), para su posterior traslado a la zona de expediciones o carga en las rutas.En esta fase un proceso importante es el embalado del pedido o packing, ya que será el medio de protección de los productos, aparte de realizar otras funciones como marketing de la empresa. Por ello uniformizar los embalajes y ajustarlos a los productos, etiquetarlos correctamente de acuerdo con los estándares de las agencias de transporte, facilitara este trabajo y su posterior distribución.En sistemas Goods to Person, esta fase se puede realizar en el mismo puesto de trabajo después de realizar la extracción de la mercancía, es decir extraigo la mercancía, la deposito en el embalaje asignado por las características del producto y se genera la etiqueta para su envío. Podemos decir que se realiza todo en el mismo proceso.

Autor: Francisco de Santos – Asociado a RALOG.
Formación y Consultoría Logística, especializada en Gestión de Almacenes.

(*) En siguientes artículos detallaremos las Metodologías estandarizadas más establecidas asi como nuevas tecnologías empleadas en la preparación de pedidos.