“La mejorar manera de reducir los costes es prevenirlos”

En mi experiencia, las organizaciones que se enfocan de forma constante en programas de mejora de valor o de reducción de costes, consiguen año tras año enormes ahorros que van directamente a la mejora del beneficio en la cuenta de resultados.

También he comprobado que, en la mayoría de las organizaciones, para aumentar el beneficio de forma rápida, es preferible reducir los costes de la cadena -sin afectar a la funcionalidad o el servicio- que incrementar las ventas.

Para lograr esos ahorros debemos saber dónde buscar. A continuación se muestran algunas oportunidades de la cadena de suministro extendida, aplicables a casi todos los sectores y tamaño de empresas. Para ello, aparte de tener un enfoque sistemático hacia la reducción de costes y la mejora de procesos, debemos conocer el alcance y la variabilidad de nuestra cadena, para que todos conozcamos cuál es el “coste de servir” a los distintos clientes y canales de los productos o servicios que la compañía comercializa.

Veamos dónde debemos buscar ahorros de una forma amplia:

Comprobar el Servicio al Cliente
“Dar a los clientes lo que realmente quieren, no lo que pensamos que quieren”

Un mismo zapato no se ajusta a todos los pies, es decir podemos y debemos tener distintas cadenas de suministro para distintos clientes o canales. Los requerimientos de los clientes deben ajustar la estrategia y la estructura de la cadena y seguir el principio de marketing de dar a los clientes solo lo que necesitan para evitar costes en temas o servicios que no añaden valor para ellos. Por ejemplo, hacer todas las entregas al siguiente día incluso a clientes que no lo necesitan o no lo quieren.

Definir la Estrategia Logística
“Los objetivos dirigen la estrategia y ésta dirige a la táctica y las operaciones, nunca al revés”

Una vez que lo tenemos claro y comprendemos las necesidades de nuestros clientes debemos definir la estrategia de la cadena para poder entregar el servicio comprometido con los clientes. La estrategia de la cadena es algo vivo y flexible que se debe adaptar en el tiempo a las necesidades del negocio y de los clientes para manejar de forma óptima las decisiones tácticas y operativas.

Cuando los imperativos estratégicos están correctamente definidos y las decisiones tácticas y operativas satisfacen esos imperativos se evita perder dinero en acciones que no contribuyen al beneficio.

Planificar las ventas y las operaciones
“Afinar primero el proceso y luego definir los sistemas necesarios”

La planificación de ventas y operaciones (S&OP) es un proceso que comparte la información y nos facilita un plan sencillo y entendible por todos, si lo manejamos como un proceso y no lo confundimos con un sistema de software complejo. De hacerlo así, nos daremos cuenta a tiempo de problemas de: inventario, obsoletos, capacidad, recursos, etc. Lo que siempre significa enormes cantidades de costes que podemos evitar.

Diseñar la Cadena y su red de nodos
“Mantener los costes bajos y diseñar la red para optimizar la manipulación de los productos”

La cadena está influenciada por dos actores, los clientes y los proveedores, ambos nos dirán dónde debemos localizar el stock para servir al consumidor final. Cuanto más lejos tenemos a los proveedores, más stock necesitaremos en la red para asegurar el servicio a los clientes y ya sabemos que el stock cuesta dinero y no añade valor a la red. Por ello un diseño inadecuado de la red nos obliga a manipulaciones en exceso y a muchas localizaciones con stock y a una infra-utilización de los centros de distribución, lo cual nos lleva a costes de distribución elevados e innecesarios y, lo que es peor, a empeorar el nivel de servicio.

Externalizar lo que no sea fundamental al negocio
“Zapatero a tus zapatos”

Ambas partes en el proceso de externalización se pueden beneficiar de una relación proactiva y eficaz. Las operaciones logísticas que más se externalizan son el almacenamiento, el transporte y las operaciones de valor añadido. Además del ahorro de dinero, tenemos otras razones para externalizar:

• Cuando el servicio a externalizar no está en el “core” del negocio
• Cuando las operaciones crecen rápidamente
• Cuando los negocios necesitan más flexibilidad y cambiar la estructura de costes fijos a costes variables
• Cuando necesitamos personal con habilidades especiales, equipo y tecnología y no queremos invertir directamente en dichos activos

Utilizar los activos de forma óptima
“Aumentar la productividad utilizando menos activos”

Como regla general debemos tender a utilizar los activos 24 horas 365 días al año. La infrautilización de los activos, tales como la flota de vehículos, los almacenes o el inventario, significa ineficiencia en la cadena y por lo tanto bajo retorno de la inversión. Por lo tanto, debemos optimizar la flota para minimizar los viajes en vacio, combinar cargas con otros cargadores, pasando a tarifas por pallet, prever los picos de almacenamiento y contratar de forma temporal el espacio necesario.

Medir – Medir – Medir
“Solo mejoramos cuando medimos”

Lo que realmente importa al negocio es que la cadena alcance los objetivos en términos de coste y servicio de forma regular y constante, para que podamos tener un conjunto de indicadores de mejora y que estén dentro de la organización con el fin de que sean relevantes y conocidos por todos. Para que los indicadores sean los correctos debemos estar seguros que:

• Los indicadores tienen sentido y son reconocidos por toda la organización
• Los indicadores son seguidos y comprendidos por todos los departamentos
• Los indicadores son utilizados para enfocarse en la mejora continua y el rendimiento de la cadena

Esta mejora del rendimiento de la cadena siempre significa menor coste y mayor beneficio.

Optimizar el Cash Flow
“El capital circulante es un proceso logístico”

Quizás una gestión eficiente del “working capital” o activo circulante es una de las mayores actividades de creación de valor para las organizaciones. Por ello todos los logísticos tenemos la obligación profesional de conocer y mejorar, no solo los días de inventario en stock a través de optimizar la estimación de las ventas y los plazos de los proveedores, sino los días de las cuentas a cobrar y de las cuentas pagar, mejorando los plazos operativos.

Esto, en modo alguno significa trasladar los stocks aguas arriba o aguas abajo, sino estimar y planificar mejor, optimizar los plazos de entrega mediante la eficiencia de nuestras operaciones, lo que siempre redunda en un gran ahorro de dinero.

PD. En RALOG Akademy Logística (RAL) ofrecemos a los profesionales logísticos interesados en mejorar su formación en Habilidades y Competencias en la Gestión General en Logística, seminarios en Finanzas para Logísticos No Financieros, Liderazgo y Gestión de Clientes. Próxima convocatoria presencial del 19 al 21 de septiembre 2022. Información en info@ralog.es

Acerca del Autor: José-Luis Galiana, es logístico y presidente de RALOG, Red de Ayuda Logística