Con la llegada del periodo estival y las vacaciones, muchos almacenes reducen su actividad y es momento para ordenar, limpiar e inventariar para, de cara a septiembre, empezar con un almacén en perfecto estado de revista. En este artículo, y para darle la bienvenida a las merecidas vacaciones, quiero abordar los inventarios. ¿Por qué? y ¿para qué? se realizan, cuáles son los más comunes, y qué herramientas de última generación se están utilizado para su realización.

En los nuevos entornos de la Logística 4.0 con la digitalización mediante Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA / WMS), donde se registran todas las transacciones que ha tenido un artículo, no debería de haber ninguna desviación sobre el inventario. Pero lo cierto es que las transacciones informáticas, en mayor o menor porcentaje, no coinciden con los movimientos físicos de la mercancía. Los motivos pueden ser varios: ubicación errónea, roturas o caducidades no descontadas, errores de picking o hurtos suelen ser los más habituales. Por tanto, una de las funciones del inventario es que nos ayuda a subsanar los errores que se han cometido durante la actividad diaria. No obstante, su función principal es garantizar la veracidad del stock informático respecto al físico, para asegurar la venta y realizar un correcto aprovisionamiento.

Como reflexión propia “La foto del Inventario (el estudio de las regularizaciones realizadas, el producto mal ubicado, las caducidades por mala rotación y los productos en mal estado) nos indica la buena o mala gestión que se realiza en el almacén”.

Tipología de Inventarios:
Según como estén diseñadas las operaciones del almacén nos podemos encontrar con una amplia variedad de realización de inventarios, desde un único Inventario General al año, lo cual sería muy arriesgado, hasta inventariar según se realizan las transacciones y movimientos diarios del almacén, es decir, cada vez que realizamos un movimiento de mercancía, ya sea de entrada o salida, confirmamos el stock que queda en la ubicación (Inventario permanente).

Esta tipología de contaje garantiza el inventario en todo momento y es más sencillo investigar las desviaciones, pero ralentiza mucho las operaciones diarias del almacén (ubicar, reaprovisionar y preparar pedidos) e incrementa la necesidad de recursos.

A continuación, se detallan los inventarios más típicos, los cuales son complementarios entre ellos:

• General – se realiza el contaje de todas las existencias del almacén. Este tipo de inventarios se debe realizar mínimo una vez al año y suele coincidir con el cierre fiscal. Normalmente están auditados por empresas externas, que dan veracidad al proceso realizado y al dato final obtenido. Para garantizar el resultado y evitar interferencias durante la realización, se paran todas las actividades del almacén, es decir, no hay entradas ni salidas, ni movimientos internos y no se debe dejar ninguna transacción anterior pendiente de validar.
• Rotativo o Cíclico – se establece un planning diario de contajes, de tal forma que, en un tiempo determinado, normalmente un semestre o un año, se haya contado la totalidad del almacén. Se divide el almacén por secciones, pasillos o ubicaciones y, mientras que se realizan el contaje, se bloquean todas las transacciones y movimientos de las zonas afectadas ese día.
• Peso del valor de las referencias – se establece un planning para realizar el contaje de las referencias que más valor tienen, entendiendo por valor: el importe de las referencias, o las referencias A por rotación, o la caducidad, etc. La sistemática es la misma que en el Inventario Rotativo o Cíclico, pero en este caso el bloqueo se hace a las referencias afectadas ese día.
• Inventarios Aleatorios – este tipo de inventarios se suelen realizar cuando hay una Auditoria, tanto interna como externa, para dar validez y veracidad al stock informático y los procesos de trabajo. Se eligen un número determinado de referencias a contar en base a unos parámetros ya establecidos. En función del dato obtenido, principalmente un % de la desviación, se da por bueno el inventario de existencias o se procede a realizar otro tipo de inventarios, normalmente un inventario general.

Además de estos nos podemos encontrar con inventarios a medida debido a la particularidad de la actividad del almacén, por ejemplo, de pocas unidades para garantizar que el stock es real y no provocar una falta de servicio o de aquellas unidades que están por debajo del stock de seguridad o aquellas que se encuentran en rotura de stock.

Metodología del Inventario:
Debido a la laboriosidad del Inventario, necesitamos una buena planificación de este, así como formación específica del personal para realizarlo de la forma más rápida y eficaz posible.

Un punto clave para la realización de cualquier tipo de inventario es que el almacén en general y las ubicaciones en particular, deben estar ordenadas y los productos dispuestos para ser contados.

De no ser así se cometerán errores y aumentarán los tiempos de conteo.

Además, cuando realizamos un inventario de contaje unidad por unidad, también comprobamos el estado del producto e incluso la fecha de caducidad, por si no hemos realizado correctamente el FEFO y detectamos los productos mal ubicados.

Cada vez más empresas van dejando atrás los eternos listados de contaje y su posterior trascripción a los sistemas informáticos para utilizar terminales de Radio Frecuencia e ir actualizando los datos en tiempo real en el SGA, así como obtener porcentajes de contado u otros reportes de interés o el uso de nuevas tecnologías para minimizar los tiempos. Como ejemplo tenemos:

• Drones, los cuales realizan las lecturas de los pallets almacenados y los huecos teóricamente libres.
• RFID, tecnología mediante la cual podemos hacer una lectura simultanea de un número elevado de etiquetas de productos y una distancia determinada.
• Carretillas con lectores, su utilidad es muy similar a la de los Drones, pero con una velocidad inferior

El inventario es un proceso que por sí mismo no aporta valor, nos ayuda a subsanar las ineficiencias realizadas en nuestra actividad. Si nuestros procesos y flujos de trabajo son claros y sencillos, y todas las transacciones informáticas fueran un fiel reflejo de los movimientos físicos, no haría falta la realización del mismo.

Autor del artículo: Francisco De Santos – Experto en Gestión de Almacenes y Asociado a RALOG – Red de Ayuda Logística