En nuestras cadenas de suministro tenemos proceso físico y procesos administrativos.

El proceso físico es la ejecución de la actividad que acaba con un producto o servicio final, ¿el qué se hace? El proceso administrativo es ¿el qué tiene que quedar registrado en el sistema?

Es tarea de los logísticos eficientes, conseguir que esos procesos sean lo más sencillos posible, que los entienda nuestra mascota.

Una vez simplificado, para tontos, lo escribimos, a través del método y vemos qué cosas necesitamos que se queden reflejadas en el sistema. Las mínimas posibles.

Por ejemplo, veamos el proceso físico de la mercancía que sale del almacén: la validamos en el muelle, la cargamos en el camión, la transportamos, la descargamos en la tienda, la llevamos al almacén de la tienda, la reponemos y regresamos con las sobras, si las hay, al almacén.  El proceso administrativo de lo anterior es más sencillo, cuando hemos completado la preparación de la tienda, hacemos el cierre, desde ese momento se descarga, dicha mercancía, del stock del almacén y se le carga a la tienda, con la demora pactada. Es decir, hay varias actividades físicas y un solo cuadre administrativo.

Al final, un proceso físico tiene que ser sencillo y su proceso administrativo tiene que cumplir los requisitos de ser ESPEJO y mucho MÁS SENCILLO y RÁPIDO que el físico. Sería un despropósito que nos costase más descontar el stock del almacén y cargarlo a la tienda que todos los pasos físicos que he comentado anteriormente, este despropósito, si se lo preguntas a los viejos roqueros, te dirán que hubo un tiempo en que era así, había que perforar código a código.

A veces, dentro del proceso administrativo entra otro proceso parásito, que es el burocrático que encarece y entorpece los anteriores, sin aportar nada.

Hace semanas que estamos oyendo el gran reto que van a tener los operadores logísticos para transportar en perfecto estado los 15, 20, 30… mil millones de vacunas a por todo el mundo. Una vez más, los políticos que no saben qué es la logística, anuncian que las campañas de vacunación se demorarían por problemas logísticos. Por la imposibilidad de los operadores de hacerlo bien y a tiempo.

Ahora resulta que, como suele ser habitual, fabricantes y operadores, en lugar de dedicarse a las ruedas de prensa, han estado haciendo su trabajo, como siempre, con discreción y eficiencia, y ahora ya están las primeras vacunas transportadas y entregadas.

Ahora resulta también, que los procesos administrativos y burocráticos de Europa y de España son tales que, teniendo vacunas, no sabemos ni cuándo empezará la campaña de vacunación.

Otros países con menos procesos administrativos/burocráticos ya han empezado, como es el caso de Inglaterra, que tiene que irse de Europa para que su proceso administrativo sea espejo del físico y vaya a la misma velocidad.

Más de una vez he padecido, el tener un producto físicamente en la tienda, y no poder venderlo porque alguien no ha hecho el proceso administrativo y la caja registradora no reconoce el código del producto. En este caso, llamas al “saboteador” y le recuerdas que, por su culpa, estamos perdiendo venta. Esto es mano de santo, como si de una descarga eléctrica se tratara, en segundos, está solucionado el tema y podemos vender el producto en cuestión. Ahora debemos llamar a nuestros políticos burócratas y decirles que ya tenemos el producto y que, por su culpa, estamos perdiendo vidas.

Autor: Jose Ramón Illán, cofundador de RALOG – Red de Ayuda Logística