Cuando diseñamos una operación de preparación de pedidos, los objetivos clave a tener en cuenta son:

• Incrementar la productividad.
• Reducir al mínimo el tiempo de preparación.
• Incrementar la calidad, minimizando los errores que se puedan cometer.
• Dotar de flexibilidad a la operación de preparación para poder asumir variaciones bruscas de volumen y de mix de pedidos.

Productividad, Tiempo de Ciclo, Calidad y Flexibilidad, habitualmente son objetivos que entran en contradicción.

Por otro lado, los factores más habituales que afectaran o condicionaran la decisión de la técnica de preparación de pedidos a utilizar, son:

• las características del producto que va a ser manipulado,
• el volumen de operaciones de preparación a realizar,
• el número total de pedidos,
• el número de líneas por pedido,
• la cantidad de unidades por cada linea de pedido,
• el número de líneas de pedido por cada referencia,
• el número total de referencias a gestionar,
• si se maneja la preparación por unidades, en cajas, o por palés completos,
• y otras operaciones o procesos de valor añadido que sean necesarios.

Para diseñar una técnica de Preparación de Pedidos, primeramente introduciremos 2 conceptos:

1. Dirección de la Mercancía, es decir ¿quién va a buscar qué?
2. Forma en recoger la Mercancía.

1.- Técnicas de Preparación de Pedidos según la dirección de la mercancía, ¿quién va a buscar qué?:

• Persona – Producto (Picking Tour): En este tipo de preparación de pedidos es el trabajador el que recorre el almacén para recoger las unidades que van a formar el pedido o pedidos.
  Aunque se suelen utilizar carretillas, el mayor pero que se le pone a este sistema de picking es el tiempo que precisa el operario para llegar hasta el lugar donde ha de recoger la mercancía. Por el contrario, implica una inversión inicial muy baja. Nació cuando no había tecnología y se sigue utilizando en los almacenes en combinación con nuevas tecnologías como Radio Frecuencia.
• Producto-Hombre (Goods To Person): Se trata del recorrido inverso, es decir, en este caso es la mercancía la que, con sistemas mecanizados o instalaciones automáticas, como AMR, AGV o transelevadores, por ejemplo, llega hasta el operario. El operario no se desplaza por el almacén, permanece en el puesto de trabajo y va recibiendo el/los productos/s que pone a su disposición los sistemas automáticos o mecanizados.
  Es habitual que el preparador esté preparando simultáneamente varios pedidos. En este caso se utiliza un sistema de Put-to-light para indicar al operario donde debe depositar las unidades que tiene que recoger del contenedor que ha extraído el sistema automático de almacenaje.
  Es un sistema muy útil en almacenes con un gran número de pedidos y, lógicamente, supone una inversión mayor. Aparece con los robots y sistemas automatizados y es el Sistema de Gestión de Almacén (SGA/WMS) el que gestiona estos equipos, indicándoles de dónde tienen que coger los productos y en qué lugar los deben depositar.
  Esta solución es altamente escalable, mediante la implementación de estaciones adicionales, y es muy eficiente debido a que los operarios no necesitan desplazarse para alcanzar los productos.

2.- Según la forma en la que se recoge la mercancía:

Podemos identificar cuatro grandes combinaciones y, a partir de ellas (en la parte práctica), diversas opciones más. Las genéricas son: un pedido una persona, un pedido varias personas, varios pedidos varias personas y varios pedidos una persona.

A la hora de ponerlas en práctica:

• Pedido a pedido (Single Order Picking): es el tipo de preparación de pedidos más básico y que supone bajos costes de implementación. Cada operario o pícher prepara un solo pedido a la vez. Se suele utilizar en:
  o Grandes pedidos de una misma referencia.
  o Pedidos con muchas líneas de referencias, para aprovechar los desplazamientos.
  o Pedidos de cajas completas.
• Picking Multipedido (Clúster Picking): es una variante de Single Order Picking, realizando en el mismo recorrido varios pedidos a la vez, reduciendo el tiempo necesario para los desplazamientos y por tanto incrementando la productividad.
  El uso de esta estrategia implica que en el medio de manutención utilizado para el desplazamiento tengamos tantos contenedores, compartimentos o pallets, como pedidos vayamos a preparar, como por ejemplo:
  o Carros de preparación con mecanismos de Put-to-light incorporados en cada compartimento, donde una luz nos indica en que compartimento debemos depositar la mercancía extraída de la ubicación de picking.
  o Compartimentos etiquetados con Códigos de Barras. Cuando el preparador deposita la mercancía en el compartimiento el sistema le solicita la lectura del código de barras del compartimento o caja, para asegurar que lo ha clasificado correctamente.
• Preparación por Lotes de Pedidos (Batch Picking): se divide en 2 fases: Picking + Clasificación. Primero se recoge la mercancía total correspondiente a varios pedidos y se deja en una zona o lugar concreto (Desconsolación /Separación/ Clasificación). De ahí se extraen los productos de cada pedido y se forman los mismos, así como su acondicionamiento para el envío. Existen distintos métodos para realizar esa desconsolidación, desde la separación manual usando casilleros, a sistemas de Put-to-light o la utilización de clasificadores automáticos en el caso de recogidas muy masivas.
  Lo habitual es que se elija este método cuando una SKU puede ser incluida en múltiples pedidos, se manejan muchas referencias de pequeño tamaño y son pedidos con pocas unidades.
  El Batch Picking es un sistema de preparación muy productivo, ahorra tiempo en los desplazamientos y aumenta la eficacia, y por consiguiente una mejora en el servicio, que repercute en la satisfacción del cliente.
• Por zonas: es un método de preparación de pedidos que consiste en dividir el almacén en diferentes áreas o zonas según múltiples criterios como, por ejemplo, el tipo de producto, el nivel de demanda, las condiciones de almacenamiento o el volumen de referencias.
  A cada área o zona se le asigna un número de operarios encargados de realizar el picking. El objetivo de esta estrategia es:

  o Disminuir las distancias que recorren los trabajadores dentro del almacén para fomentar la eficiencia a la hora de preparar pedidos.
  o Mejorar la organización del Almacén, eliminando atascos y cuellos de botellas.
  o Especialización de los operarios para cada zona asignada, logrando un mayor conocimiento de los productos.
  o Disminuye la curva de aprendizaje.

  En un almacén sectorizado nos podemos encontrar con 2 métodos de picking: Secuencial o Simultaneo y la combinación de ambos, o con otros sistemas de preparación anteriormente descritos.

  • Picking secuencial (pick and pass): en este método, hay un solo contenedor por pedido, que recorre las diferentes áreas o zonas (mediante un transportador, por ejemplo). Los operarios asignados a cada área extraen los artículos de las ubicaciones de picking y los depositan en el contenedor. Cuando el contenedor llega al final del recorrido, el pedido ya está consolidado.
  • Picking por zonas simultáneo (pick and merge): en este método, los operarios asignados a cada zona trabajan en un mismo pedido simultáneamente, cada uno con su propio contenedor. De esta forma, el operario de una zona no debe esperar a que haya terminado el de la zona anterior para poder trabajar en el pedido. Una vez todos los operarios finalizan su tarea, el pedido acaba de consolidarse en la zona de empaquetado o expedición (se agrupan los productos que provienen de distintas zonas y son del mismo pedido).

El picking por zonas se suele implementar, ya que es muy productivo, en compañías con un alto volumen de pedidos heterogéneos (elevado número de referencias y un número moderado de líneas por pedido), como los e-commerce o Distribución Farmacéutica, donde cada pedido puede estar conformado por artículos de diferente tamaño, uso o sección. Al sectorizar la ubicación de productos, se evitan movimientos innecesarios de operarios y mercancías por el almacén.

Además, este método permite conectar zonas de preparación con distinto/s equipamiento/s. Por ejemplo, se pueden unificar zonas de picking manual para referencias de baja rotación, con zonas con sistemas de picking automatizado para referencias de media rotación con zonas de picking con estaciones de picking manual para referencias de alta rotación. Cada zona puede tener un sistema de picking diferente y el pedido que puede tener referencias de distintas zonas, va fluyendo de zona a zona hasta que se completa.

Es muy habitual que en las estaciones de picking manual se trabaje con estanterías dinámicas por gravedad para cargas ligeras y pick-to-light.

Una desventaja de este tipo de picking es el desbalanceo entre las áreas o zonas, ya que puede provocar un cuello de botella, alargando los tiempos de preparación, si una zona está muy congestionada. Para evitarlo es necesario establecer revisiones periódicas del ABC de
rotación para conservar el equilibrio entre todas las zonas.

Evidentemente, estos sistemas de picking han de combinarse, ya que cada uno de ellos afecta a una de las fases de la preparación de pedidos.

Autor: Francisco de Santos – Asociado a RALOG.
Formación y Consultoría Logística, especializada en Gestión de Almacenes.

(*) En el siguiente artículo detallaremos las nuevas tecnologías empleadas en la preparación de pedidos.