“Siempre es importante conocer las limitaciones a tiempo”

“Continuamos con la segunda parte de este interesante artículo sobre planificación de la demanda. El cambio necesario”

Mayor proactividad
Se ha demostrado que los procesos basados en hojas de cálculo fomentan el concepto silo, por lo tanto, son Reactivos. Es decir, fomentan la no colaboración entre las partes. Al disponer cada uno de su propia información, extraída y procesada de forma independiente, conduce a una dificultad real para compartirla de forma activa y a tiempo.

Los sistemas de planificación centralizados disponen de la información de forma accesible y a tiempo, aportando más visibilidad al proceso conjunto de planificación y mirando de una forma más proactiva hacia el futuro. Son sistemas preparados para que una cantidad importante de usuarios accedan a la misma información en tiempo y forma.

Ello nos permitirá ver problemas con una mayor anticipación. Por ejemplo, alteraciones en las capacidades de producción, adelantarnos a posibles roturas de stock, o estimar excesos de inventario de una forma mucho más precisa.

Retorno de la Inversión
Las aplicaciones preparadas en hojas de cálculo no tienen como objetivo aportar beneficio a la empresa.

En términos de planificación, su objetivo principal es hacer algún tipo de cálculo para decidir cuándo y cuánto debemos aprovisionar, pero sin tener en cuenta otros factores que añadan beneficios al proceso en términos reales.

Como ya hemos indicado al principio, los errores presentes en las hojas de cálculo son una fuente de acumulación de costes ocultos. Si pensamos en los años que llevamos utilizando nuestra hoja de cálculo y multiplicamos por el beneficio que perdemos cada año (o el extra coste que estamos incurriendo), obtendríamos una cifra nada desdeñable.

Implementar estas aplicaciones en sustitución de hojas de cálculo conlleva costes más o menos elevados en función de nuestras ventas o inventarios. Pero estos proyectos no deben de tratarse como un coste, sino como una inversión. Los sistemas de planificación centralizados están diseñados para aportar beneficios en términos económicos. Conseguiremos unos resultados medibles y cuantificables, que en la mayor parte de los casos reportará un retorno completo de la inversión en un periodo más o menos corto. Además, en el futuro nos seguirá aportando los beneficios propios de mantener unos inventarios mejor alineados y un incremento de ingresos por una mayor disponibilidad.

Y no olvidemos una mayor eficiencia en el trabajo, aunque difícil de cuantificar en términos económicos, es un hecho que debemos tener muy en cuenta. A mayor eficiencia, la calidad del trabajo aumenta y seremos capaces de aportar mayor valor añadido a la empresa.

La complejidad y el tiempo en los datos
El aumento de información y datos en las empresas ha ido creciendo de forma exponencial y su correcto tratamiento (actual y futuro) no es posible desde una hoja de cálculo cuando hablamos de gestionar la demanda. Los datos de hoy son el componente necesario para realizar estimaciones. Y con ello poder tener una mejor visibilidad de lo que puede ocurrir en el futuro. Hojas de cálculo dispersas, no conectadas y muchas veces con informaciones que ya no tienen valor porque se han elaborado de forma tardía quedando desfasadas, son una seria amenaza para el avance en la gestión de la demanda en las empresas.

La forma y lugar donde consolidemos la información (datos históricos, clientes, aprovisionamientos, promociones, eventos, precios, costes, etc….) para su utilización masiva, tanto de manera inmediata como futura, nos dará siempre una ventaja competitiva. Obtener informes relevantes de clientes, o previsiones agregadas por familias o regiones, conocer en que canales obtenemos un mayor beneficio según pronósticos de demanda, saber con anticipación futuros desabastecimientos por retrasos en entregas, etc.

El Demand Planner
Uno de los grandes desafíos de las empresas en el campo de la planificación de la demanda es el trabajo que deba desarrollar un demand planner. Debe contener un alto porcentaje de tiempo dedicado al análisis y menor a tareas administrativas.

El tiempo en trabajos administrativos – recogida de datos, importando a hojas de cálculo, filtrando, intentar poner en el formato correcto, realización de gráficos, etc. que se emplean en las tareas de planificación mediante el uso de hojas de cálculo se ha llegado a estimar en más de un 80 % del tiempo total. Esto significa que estamos infrautilizando nuestros recursos y en muchos casos, a profesionales que podrían aportar un valor mayor al proceso en términos de business intelligence.

Los sistemas de planificación resuelven de forma eficiente muchas de estas tareas que sabemos no aportan valor a la empresa en cualquiera de sus formas. Lo más importante es que estas tareas con un componente más administrativo vayan gradualmente disminuyendo y se transformen en tareas de valor que aporten informaciones relevantes sobre nuestra planificación.

Integración de la Demanda y el Suministro
Es de sobra conocido que la Cadena de Suministro necesita de sistemas integrados y centralizados para que la información fluya en todas direcciones y pueda tener máxima visibilidad. La desconexión o falta de integración de las diferentes actividades de la Cadena de Suministro – Aprovisionamiento, Producción, Logística, Inventarios – desde el punto de vista de los datos se debe a una ausencia de un sistema de planificación centralizado, muchas veces sustituido por hojas de cálculos dispersas y creadas según intereses del departamento o personas.

Al migrar de hojas de cálculo dispersas a sistemas centralizados de planificación conseguimos dar un gran salto en la visión de la Cadena de Suministro, afectando positivamente en la toma de decisiones para la empresa. Y sin duda alguna es uno de los grandes dinamizadores del S&OP como proceso global integrador.

El S&OP necesita estar soportado con herramientas visibles y unificadas para todos los que intervienen. Herramientas que aporten valor en forma de datos, análisis y simulaciones que permitan ver al conjunto el resultado de las decisiones en las diferentes reuniones que se llevan a cabo.

Conclusión
Con relación a la gestión de la Cadena de Suministro, y concretamente en la gestión de la demanda y el suministro, hay que ser rotundamente claro. Las hojas de cálculo son un soporte excelente para nuestras tareas diarias. Pero no deben ser aplicaciones que soporten procesos claves dentro de cualquier compañía. Todavía podemos escuchar en muchas (¡quizás demasiadas!) empresas de tamaño considerable la justificación en el uso de hojas de cálculo para gestionar la planificación.

Deben saber los responsables o aquellos que tienen la capacidad de tomar decisiones en este sentido, que están haciendo un flaco favor a su empresa si no proponen proyectos de cambio. Deben apostar por sistemas que ya han demostrado su capacidad de aportar beneficios, unos cuantificables y otros menos, pero que en definitiva son el camino que nos conduce a un proceso planificador más efectivo y eficiente.

Finalmente, tampoco debemos pensar que el sistema por si solo nos solucionará todos nuestros problemas. Ningún sistema funciona si no está alineado con los procesos y menos todavía, sin la colaboración entre todos los implicados.

Y no dudemos en acudir a expertos externos que nos ayuden en este ejercicio. A lo largo del tiempo, nuestra visión de los problemas en la empresa se oscurece impidiéndonos ver las oportunidades que tenemos frente a nosotros. Una ayuda, nunca viene mal…

Autor: Victor Felipe Tablado, Asociado a RALOG- Red de Ayuda Logística

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