“Siempre es importante conocer las limitaciones a tiempo”

Es bastante habitual hoy en día comprobar como muchas empresas todavía basan parte de sus procesos en hojas de cálculo y más concreto, en la gestión y ejecución de la planificación de la demanda. O al menos en lo que se refiere al cálculo de previsiones y necesidades de aprovisionamiento. Y es obvio que es posible hacerlo. Pero quizás lo más importante no es el hecho en sí mismo de usar hojas de cálculo. Es la falta o ausencia de visión para entender que las hojas de cálculo ya no son la herramienta adecuada para “gestionar la planificación de la demanda” en un entorno particular de empresas y mercados como el actual (competencia, digitalización, globalidad, gestión de datos, conocimiento, etc.)

Para ejecutar determinadas tareas dentro de los análisis que podamos realizar en la Planificación o en empresas con un número pequeño de referencias, el uso de hojas de cálculo puede ser muy útil y justificable. Pero hay una frontera a partir de la cual todas las empresas deberían considerar el uso de herramientas – Demand Planning Systems – que aporten realmente valor añadido al proceso de Planificación.

Este valor añadido que se nos produce en forma de: (I) Ahorros de costes directos – inventario – (II) incremento de los ingresos – reducción de roturas de stock – y (III) eficiencia del proceso -visibilidad, datos, productividad-.

Más justificado, si cabe, en aquellas empresas que adoptan o desean adoptar el proceso S&OP – Sales & Operations Planning – como modelo de mejora continua para fortalecer las comunicaciones e informaciones entre el Suministro y la Demanda.

No hay muchas informaciones al respecto, pero algunos estudios sugieren que el grado de uso de hojas de cálculo en alguna de sus formas, podría alcanzar al 90 % de las empresas así como el uso del correo electrónico para enviar datos entre los distintos usuarios en el contexto de la Planificación. De este 90 %, el 30 % solo tendrían una hoja de cálculo como herramienta para ejecutar la Planificación de la Demanda.

Esto nos indica que los usuarios o profesionales que gestionan las previsiones en la mayoría de las organizaciones se encuentran muy atados a la hoja de cálculo como herramienta que controla y ejecuta la planificación. Quizá no nos sorprenda demasiado, pero es un indicativo bastante claro del bajo grado de introducción que todavía existe de herramientas más preparadas para el cambio global que ya se está produciendo en la Cadena de Suministro.

Los expertos en este campo coinciden en afirmar que la complejidad de la cadena de suministro en la actualidad no puede ser modelada a golpe de hojas de cálculo.

Para finalizar esta introducción, es conveniente destacar la diferencia entre un paquete de previsión y un sistema de planificación de la demanda. Un paquete de previsión es un software independiente que genera la previsión siendo el usuario generalmente el que decide el modelo de previsión a utilizar. Por otro lado, un sistema de planificación hace algo más que la previsión. Una vez se ha realizado la previsión, esta queda vinculada mediante el intercambio de datos automatizado a otros módulos, como el de producción, inventarios, compras, logística, transporte, finanzas, etc.

Pero ¿por qué deberíamos movernos desde nuestra cómoda situación en una hoja de cálculo hecha a medida por nosotros hacia sistemas centralizados de planificación de la demanda?

Los errores en las hojas de cálculo
El primer motivo, y podríamos decir que algo sorprendente, son los errores que contienen los desarrollos realizados en hojas de cálculos, principalmente cuando están elaborados por los propios usuarios. Estudios realizados sobre hojas de cálculo utilizadas como herramientas para realizar algún tipo de cálculo relacionado con la planificación, demuestran que el número de errores que contienen es muy elevado. Errores bien de tipo conceptual sobre la utilización de algoritmos asociados a la previsión y/o ausencia de cálculos, datos relevantes para el propósito que se ha concebido.

Esto supone un gran desafío para la mayoría de las empresas que han dado por correcto el uso masivo de hojas de cálculos en sus procesos. En términos de cadena de suministro puede ser que pequeños errores se vean reproducidos de forma repetitiva en el tiempo dando lugar a importantes desajustes si se analizan con una perspectiva temporal.

Muy visible esta idea cuando se solicita a los usuarios que nos expliquen el desarrollo empleado en la hoja para la realización de cálculos (principalmente la previsión).

La simplicidad en la formulación (naive model) y ejecución de cálculos pone de manifiesto esta idea. Falta de rigor y ausencia de datos relevantes.

Centralización de la información y datos
Un aspecto esencial dentro del concepto de colaboración que debe preponderar en cualquier empresa. En la mayoría de las organizaciones existen múltiples actores o intervinientes en alguno de los procesos relacionados con la gestión de la demanda – Ventas, Marketing, Logística, Producción, etc. Ello conduce a un exceso de informaciones dispersas, no conectadas y desarrolladas u obtenidas de diferentes formas, por lo que en la mayoría de las ocasiones son informaciones o datos no relevantes entre las partes.

Esta descentralización de la información se ve agravada cuando las empresas crecen, y aparecen nuevos interesados que demandan información. Estas informaciones suelen ser recogidas en diferentes hojas de cálculo repartidas por toda la organización presentando una desconexión evidente entre las partes.

Podemos suponer las horas necesarias para recoger, procesar y dar formato a estas informaciones, que en muchas ocasiones son enviadas a través del correo electrónico. Cuando llegan a su destinatario, nos podemos imaginar las dificultades que puede haber para entender o interpretar estas informaciones.

Las informaciones centralizadas y cohesionadas permiten a toda la organización disponer de una única fuente de datos, contrastada y aceptada por todos. Por ejemplo, no es muy comprensible que las empresas dispongan de diferentes pronósticos según departamentos. Y que cada uno de ellos la utilice según su mejor conveniencia. Un solo pronostico debe servir para indicar cuanto debo comprar, cuanto debo producir, cuanto inventario vamos a disponer en toda la organización.

Nota – Debido a la extensión e importancia del tema, continuaremos su desarrollo en un segundo artículo de próxima aparición.

Autor: Victor Felipe Tablado, Asociado a RALOG- Red de Ayuda Logística