“En el idioma español muchos de estos términos se escriben igual y no son lo mismo”

Tenemos Purchasing, Strategic Sourcing y Procurement, procesos parecidos con un impacto diferente en el negocio, aunque estén bajo el mismo paraguas normalmente conocido como “Compras”

Esta clasificación no está escrita en piedra y se actualiza constantemente, según los retos que enfrenta la cadena de suministro, tenemos 1) las Compras Transaccionales, todo lo necesario para pedir, recibir y pagar bienes, materiales y servicios necesarios para la normal operación del negocio 2) las Compras Estratégicas, que cuidan de obtener el mayor y mejor beneficio por cada compra que se efectúa, ocupándose más allá del precio, del COSTE; estas Compras son a su vez subprocesos de 3) Adquisiciones.

Tener presente estos detalles en estos tiempos es sumamente importante, las empresas en general, desde las de servicios hasta aquellas que convierten materiales en productos terminados, deben hacer un especial esfuerzo por apoyar a su entorno a recuperar la normalidad; mientras llega ese momento los subprocesos antes mencionados deben llevar a cabo sus tareas del día a día sabiendo que representan la continuidad no solo de la propia empresa también de los proveedores y clientes, las Compras Transaccionales deben asegurar la correcta emisión de pedidos (con todo lo que implica, especificaciones, fechas y lugares de entrega, etc.), aunque no directamente también cuidan de la adecuada recepción de los bienes o servicios, y muy importante del pago correcto y a tiempo.

Las Compras Estratégicas deben cuidar de analizar las necesidades de su organización y analizar los mercados de los cuales se abastece y en los que deben negociar. Deben calibrar que tanto podrán obtener:

• el mayor beneficio traducido en valor y mejor coste de propiedad
• la mejor calidad posible
• el cumplimiento de lo acordado/contrato
• el óptimo desempeño de las partes (Proveedor-Comprador)
• y tanto como sea posible considerar los riesgos de suministro, calidad y/o precio

En las circunstancias en las que nos encontramos, las necesidades parecen seguir siendo las mismas pero la oferta del mercado sin duda ha cambiado y es posible que cambie aún más, por ejemplo por retrasos en los envíos desde proveedores ubicados geográficamente lejos de los puntos de entrega. El cambio en la oferta, redundará en un cambio en la demanda, para el que es necesario estar preparado.

Satisfacer las necesidades del negocio en estos tiempo puede ser una tarea harto complicada (más aún si debemos adaptar las necesidades a la disrupción que nos acecha cada día), de allí la importancia de contar con un equipo que vea las compras de forma estratégica y con la visión a largo plazo para asegurar el adecuado alineamiento del gasto de la empresa con los mejores proveedores y no solo desde el punto de vista del precio.

Para contestar preguntas tales como:

¿Cómo seguir controlando los costes, sin afectar el suministro ni la relación con los proveedores clave, ni la velocidad de respuesta del área?, ¿Cómo ser más agiles?, ¿Cómo gestionar el riesgo, que planes de mitigación se deben implementar?

Es clave y fundamental, contar con una organización que en primer lugar aporte seguridad y continuidad a la operación y en segundo lugar pero no muy lejos, analice el mercado y las oportunidades y riesgos, que mida el impacto de cualquier evento y asegure el mayor beneficio. Esta dualidad en un departamento de compras suele lograrse dedicando a parte del equipo a las transacciones y a la otra parte a las compras estratégicas. El área de Compras no se ha detenido en su evolución y aunque más lenta que otras áreas, su contribución a la Flexibilidad y Resiliencia de sus organizaciones es cada vez más importante.

¿y tú que opinas? Déjanos tus comentarios sobre este interesante debate…

Autora: Mayte Martínez, vicepresidenta en RALOG – Red de Ayuda Logística