automatizar sistema pedidos

 

No es que estemos pensando en comprar un coche y nos hagamos esta pregunta.

Ésta es la cuestión que sale a debate cuando cualquier distribuidor empieza a coger tamaño y ve la cantidad de horas innecesarias que dedicamos a hacer los pedidos. Esto se multiplica conforme vamos aumentado el número de tiendas y nos encontramos a un ejército de pitonisas haciendo previsiones e intentando adivinar qué pasará mañana, qué tiempo habrá, cómo afectará el partido de futbol, la factura de la luz o la última cagada del gobierno, en la intención de compra de sus clientes.

Cuando tenemos varios pedidores manuales, uno por tienda, empezamos a comprobar que unos tienen más habilidades adivinadoras que otros y llegamos a la conclusión de que es mejor tener un método, único y discutido y, si tenemos dinero, automatizarlo.

Sistemas de pedidos automáticos hay muchos y, si no queremos complicarlo mucho, con cambios de implantaciones, ofertas, promociones, etc. van muy finos, nos pueden ahorrar unas 2 horas diarias de cada pitonisa y funcionan mucho mejor que la mejor de ellas y, aunque parezca mentira, no se olvida de pedir, cosa que todos hemos sufrido, cuando tenemos que parar el pedido a los proveedores porque algún lumbreras, se le ha olvidado pasar el pedido.

Una vez que llegamos a la primera conclusión, tener un sólo método de pedidos, hay veces que nos pasamos y queremos automatizar todo, sean productos no perecederos como los que sí lo son, sean campañas como productos que están todo el año.

Tras muchos años trabajando con los pedidos y tras muchos errores, he aprendido que todos aquellos productos que podemos trabajar con stock de seguridad y que nuestro trabajo consiste en tener cuadrados los stocks y el producto repuesto, es mucho más eficiente automatizar el pedido y no dejar que nadie, llevado por su inspiración divina, “le meta mano”, automático y sin posibilidad de manipular. ¿Y si viene un festivo? ¿Y si viene un ola de calor? ¿y si viene el autobús de chinos? Pues con los históricos, el stock de seguridad y una ayudita centralizada va como una seda y si lo vendemos todo, pues alégrate, mañana tienes otro camión.

¿Qué pedido es más eficiente en aquellos productos que, además de reponer y tener cuadrados los stocks, estamos haciendo labor de vendedor, cambiamos la implantación cada día, trabajamos sin stock o con apenas, y por si fuera poco, el precio del producto puede variar?

Pretender automatizar todas estas variables se puede hacer, es muy complicado; pero menos que mandar un cohete a la luna. Lo que nunca he sido capaz de automatizar es las ganas de vender de la persona, su estado de humor. ¿Por qué una persona te puede vender más de 300 kg de un pescado y al día siguiente estar “salado” y no vender nada? ¿Esto cómo lo prevemos?

Mi conclusión es hacer un pedido manual o semimanual.

Cuando digo manual es que el vendedor pida lo que se sienta inspirado y cuando digo semimanual es que tenga, en automático una propuesta de pedido, que le haga el 90% del trabajo y que el vendedor decida si confirma la propuesta, aumenta, o disminuye, la cantidad de alguno de los productos de la lista.

Este retoque “inspiracional” sobre la propuesta automática, sé que alguno de ustedes me dirá que no es mucho más eficiente que la propuesta inicial, lo sé, y he podido comprobar muchas veces que más guapos hubiéramos estado si no hubiésemos metido la mano, totalmente de acuerdo; pero lo más parecido a poder prever las ganas de vender, es cuando aceptamos la inspiración del vendedor, cuando él puede modificar y recibir lo pedido, ganamos su compromiso y ¡ay amigo!, eso es vital en este tipo de productos.

En cualquier caso, siempre hay una regla que todos tenemos que cumplir y es PIDE LO QUE QUIERAS Y VENDE LO QUE HAS PEDIDO.

Autor: José Ramón Illán, cofundador de RALOG – Red Ayuda de Logística

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