“El pesimista se queja del viento. El optimista espera que cambie. El realista ajusta las velas”  William George Ward

De realismo va la cosa y, digámoslo alto y claro, las compras de indirectos ya no son las ignoradas de la familia. Por décadas hemos esperado que a esta parte de las compras, le dieran su lugar en términos de recursos e interés por mejorarla.

El gasto en la Compra de Indirectos está creciendo y lo hace en más de un sentido, crece en términos del impacto en los resultados del negocio y crece por el interés de la mayoría de las empresas en gestionar más y mejor este tipo de compras; son necesarias para que el negocio lleve a cabo la operación para la cual fue creado, van desde el material de oficina hasta el mantenimiento de las instalaciones (en algunos casos incluye las plantas de producción), con el tiempo se le han agregado categorías gestionadas directamente por los departamentos usuarios RRHH, Marketing, etc.

Es así como el área de Compras ha pasado a ser más realista y es su turno de ajustar las velas para capear el temporal. En primer lugar, sabemos que las compras indirectas no son ni iguales ni más importantes que las directas, pero ahora tampoco lo son menos, además impactan en los resultados de una manera diferente.

Son compras complejas, normalmente gestionadas por una sola persona que atiende las necesidades en forma de requisiciones de toda la empresa, la complejidad viene dada principalmente por tratarse de pedidos:

• de muchos clientes internos, de hecho, toda la empresa (sí, el Director General también)
• con muchas categorías, generalmente asociadas a poco volumen
• con tiempos de entrega cortos, con frecuencia solo días
• y en muchos casos, urgentes.

También enfrentan el reto de las adquisiciones que se realizan fuera del área de compras, en la mayoría de las ocasiones sin control y sin seguir los procedimientos (Maverick).

No se puede negar que el “in crescendo” interés en las compras indirectas viene en gran parte de buscar nuevas oportunidades de reducción del gasto, una vez que se ha trabajado (y se sigue trabajando) de forma exhaustiva en las compras directas.

Es así como la mediana y pequeña empresa, está empezando a ajustar las velas y gracias a la tecnología, el revulsivo que necesitaban estas compras, la complejidad que las caracteriza está dejando de ser determinante al momento de dar servicio. ERP o aplicaciones específicas para compras contribuyen a dar mayor transparencia, oportunidad de estandarizar especificaciones, procesos de pedidos y sus respectivos pagos.

Otra gran contribución es la aplicación de herramientas como Desglose de Costes, Coste Total de Propiedad (TCO), y otras metodologías referidas a la gestión del coste. En cuanto a los procesos, tenemos métodos poco utilizados como Agile que permiten gestionar las tareas del área de forma eficiente, hay excelentes herramientas para digitalizar el proceso de compras bajo Agile, aunque lo más importante es cómo se organiza la empresa alrededor del concepto Agile, que ha demostrado ser adecuado para entornos VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity / Volátiles, Inciertos, Complejos, Ambiguos)

Agile promueve la colaboración, el trabajo en equipo, claridad en las especificaciones, simplicidad y pone atención en lo necesario y en hacer lo opuesto cuando un proceso no es importante y/o de valor, reduciendo tiempo y costes. Por último, lo primero, la activa participación de los equipos y la atención en las personas que los forman.

Desde aquí os animamos a investigar sobre el uso de Agile en Compras, en general y específicamente en indirectos, los animamos también a implementar metodologías de control del coste, que sin detrimento del servicio les ayuden a controlar el gasto de las Compras de Indirectos, dando apoyo a todo el negocio y eliminando las compras Maverick, gracias a una gestión más eficiente.

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Autora: Mayte Martinez, Vicepresidenta en RALOG – Red de Ayuda Logística