De acuerdo con el colegio de economistas de Madrid, en España las PYMES son el motor de la economía, porque representan el 99,8% del tejido empresarial, generan el 66,4% del empleo, representan el 51,1% de las exportaciones, contribuyen al desarrollo sostenible y son un factor clave para erradicar la pobreza y para fomentar el desarrollo rural.

“Las pymes que apuestan por mejorar su logística pueden lograr ahorros significativos de costes y mejoras sustanciales en el servicio a clientes”

Como expertos logísticos hoy hablaremos de la problemática logística a la que se enfrentan las pymes en sus operaciones diarias, para ello nos centraremos en los procesos principales de su cadena de suministro.

Planificar, proceso por el cual equilibramos la oferta con la demanda agregada para desarrollar una serie de acciones que nos ayudan a cumplir las reglas del negocio, en términos de servicio y coste.

No desarrollar este proceso de forma correcta  en términos de previsión de la demanda, de no implementar el proceso adecuado de planificación de ventas y operaciones o de gestionar el inventario de forma no  apropiada,  nos llevará indefectiblemente a un mal servicio a clientes, a no disponer de los productos que el cliente demanda y en cambio a tener el almacén ocupado con productos obsoletos y lo que es peor a tener un circulante que lastra el cash Flow de la empresa, por no gestionar correctamente el inventarios y su impacto en las finanzas de la cadena.

Abastecer, proceso por el cual adquirimos bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la demanda real o planificada

No tener un departamento de compras organizado con profesionales, significa pagar más del valor de mercado, no poder negociar mejores condiciones de plazo y pago con los proveedores y, por consiguiente, de nuevo afectar negativamente a la cuenta de resultados y al cash Flow de la empresa, a través de una mala gestión financiera de las cuentas a pagar.

El proceso de abastecimiento es uno de los más importantes para las pymes por su impacto en la rentabilidad de la cuenta de pérdidas y ganancias y en el circulante de la empresa.

Producir, proceso por el cual conseguimos transformar los bienes (materias primas y materiales) en producto terminado para satisfacer la demanda real o planificada.

Este proceso es crítico para las pymes industriales, y nos llama la atención para administrar correctamente las áreas de gestión de activos y su mantenimiento, la ingeniería industrial para métodos y tiempos y lo más fundamental la gestión del envase y el embalaje, a través de las distintas filosofías de trabajo (TPM; JIT, Lean, TQM, sisx sigma, etc.). Todas las áreas mencionadas tienen un gran impacto no solo en la cuenta de resultados sino también en el balance de la empresa.

Entregar o distribuir, proceso por el cual entregamos a los clientes o consumidores los productos terminados o servicios para satisfacer su demanda real o planificada

De nuevo, nos encontramos ante un proceso fundamental porque contempla los subprocesos  principales de gestión servicio a clientes, la gestión del almacén con su preparación de pedidos, la gestión del  transporte y la gestión de las devoluciones, todos ellos debe estar en manos de profesionales, ya que su buen hacer, afecta no solo a la satisfacción del cliente en su expectativa y plazo, sino que afecta directamente al circulante de la compañía a través de cuentas a cobrar y también porque el  almacenamiento y el transporte son la clave para tener un coste logísticos de  acuerdo con la media del mercado y del sector donde se opera. También este proceso es crítico para aquellas pymes que han externalizado su logística y necesitan controlar al operador seleccionado, en un ambiente de colaboración e información.

Revisados los procesos principales de la cadena, procede comentar algo acerca de los procesos facilitadores de la cadena de suministro, que también nos ayudan a mejorar el servicio y el coste de las operaciones:

Estrategia en la cadena, este proceso establece la estrategia, la visión, los valores y los objetivos de la Cadena de Suministro y sus operaciones logísticas, que en todo momento debe estar integrada y alineada con la estrategia del negocio.

Desafortunadamente son muy pocas las compañías pymes que desarrollan e implementan una estrategia para su cadena de suministro, fallando estrepitosamente con sus clientes y proveedores porque no miden las operaciones que realizan, y ya sabemos que sin medir no podemos mejorar. El no tener una estrategia escrita y comunicada interna y externamente, es como tener un barco sin rumbo y timón.

Finanzas en la cadena, este proceso juega un papel clave dentro de las pymes para impulsar la creación de valor, ya que respalda la puesta en acción de la estrategia, el abastecimiento y la gestión de riesgos.

Las finanzas de la cadena también respaldan la puesta en marcha de todos los otros procesos enumerados anteriormente, ya que son las finanzas quien garantizan un flujo adecuado de fondos para llevar a cabo todas las operaciones logísticas, controlando e informando de los costes reales incurridos. Es el proceso que lidera y genera los programas de valor añadido o de reducción de costes y   mantiene un fuerte vínculo con el proceso de información, sistemas y tecnología.

Recursos humanos y talento en la cadena, este proceso es fundamental dentro de las pymes, porque tiene que garantizar que la cadena tenga acceso a los profesionales necesarios con experiencia, motivación, competencias y habilidades para lograr los resultados fijados por la organización, con un enfoque integral hacia el desempeño.

El proceso de recursos humanos y gestión del talento está estrechamente relacionado con la comunicación y puesta en acción de la estrategia, tanto funcional como del negocio, para ello debe formar y capacitar a todos los profesionales, facilitando su desarrollo y la recompensa necesaria para aquellos que alcancen los objetivos, Este proceso es el facilitador clave de todos los otros procesos y donde las pymes más deben de invertir.

Información, Sistemas y Tecnología, el proceso de información y sistemas está diseñado para apoyar al resto de los procesos en el logro de los objetivos empresariales. El proceso de tecnología es la aplicación de los conocimientos relacionados con la información, la ingeniería, y la ciencia aplicada a los fines específicos de la empresa.

Esto se logra garantizando el desarrollo profesional y la gestión del entorno de la información mediante un uso rápido, ágil, innovador, seguro y rentable de la tecnología (de la información y emergente), al garantizar la perfecta alineación con los objetivos y metas del negocio. La constante búsqueda proactiva de soluciones innovativas de información, sistemas y tecnología para el área comercial, de marketing y de cadena de suministro convierte a la empresa en un poderoso competidor, que genera productos, procesos y servicios seguros y diferenciados de la competencia.

En resumen, cuando las pymes se aplican en el desarrollo profesional de sus departamentos, funciones o procesos de forma integrada pueden lograr grandes mejoras en el servicio y ahorros de su cadena de suministro, cuyos flujos sostenidos en el tiempo pueden ser utilizados en las operaciones comerciales y de marketing para hacer crecer sus marcas, productos y servicios puestos en el mercado.

A modo de análisis y dependiendo del sector económico que nos encontremos, el país y el tipo de empresa pyme en la que estemos, los costes logísticos están en una horquilla entre 13,5% y el 24,1%, para LATAM, mientras en los países del OCDE, fluctúan entre el 8,5% y el 10,5%. En cualquier caso, lo que se trata de reflejar aquí, es que siempre hay oportunidad para la mejora continua, si actuamos con decisión y ayuda de expertos.

Una compañía pyme promedio con unos ingresos de 5 millones € y un coste logístico del 25% puede obtener ahorros anuales de 37,500€, sostenidos en el tiempo.

Si necesita ayuda para mejorar la problemática logística de su Pyme, infórmenos en  info@ralog.es

Autor: José- Luis Galiana, Presidente y Fundador de RALOG – Red de Ayuda Logística