La recepción o entrada de mercancías es una de las operativas más importantes del almacén y del proceso logístico. Es el punto de partida de todo el sistema logístico, donde se inicia el flujo físico de materiales o mercancía. Mal gestionada, puede conllevar a muchos errores que luego afloran en el inventario, limitarán la productividad de la instalación y a su vez puede crear un efecto en cadena que desembocará en problemas a todos los niveles del proceso. Por ejemplo, una referencia cambiada puede no ser detectada hasta que no llegue la incidencia por parte del cliente.

La recepción de mercancías hace efectivo el compromiso del proveedor de servir a su cliente todo aquello que ha solicitado en un pedido, en la cantidad, calidad, lugar, tiempo y forma acordadas.

Como proveedor entendemos: “aquella persona física o jurídica que provee o suministra profesionalmente de un determinado bien o servicio a otros individuos o sociedades, como forma de actividad económica y a cambio de una contra prestación”.

Por definición, el proveedor se encarga de abastecer a terceros de distintos recursos con los que él cuenta. De manera profesional otorga a terceros dichos recursos para el desarrollo de actividades comerciales o económicas de estos.

Por tanto el proceso de Recepción de Pedidos, esta “condicionado” a las operativas y procesos de los proveedores. Los cuales los podemos clasificar por:

• Proveedores Internos, aquellos que pertenecen a la misma compañía, es decir una compañía que tenga varios almacenes, y realiza tránsitos de existencias entre ellos, bien sea para almacenar o reexpedir.
• Proveedores Externos, aquellos a los cuales hemos comprado la mercancía o la tenemos almacenada en depósito.

Operativa del Proceso de Recepción o Entrada de mercancía

Una operativa estándar de este proceso, ya que cada Almacén o plataforma debe tener la suya propia, seria:

1. Revisión de la Documentación. Comprobar que el pedido realmente corresponde al Almacén. No seria la primera vez que se descarga el material y no corresponde al destinatario.
2. Estacionamiento del camión en el muelle.
3. Descarga de la Mercancía. Por medios manuales, mecánicos o automatizados.
4. Revisión visual de los Bultos.
5. Registro de la entrada en el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA / WMS).
6. Repaso de la mercancía, pallets, cajas y unidades (contaje y estado). Introducción en el SGA Cantidades, Lotes, Caducidades, y todos aquellos parámetros que hayamos estimado necesarios para la gestión de la mercancía en el almacén.
7. Registro de Incidencias, en caso de que las haya.
8. Identificar la mercancía para su ubicación y almacenamiento. El SGA nos generará una pegatina con Código de Barras para “matricular el palet o la caja”, a la cual asignará la mercancía recepcionada. Además nos propondrá o indicará la ubicación más óptima para ubicar la mercancía en base a unos parámetros establecidos (ABC de rotación, caducidad o fragilidad entre otros) y teniendo en cuenta los posteriores movimientos de reposición, asi como la distribución o Lay Out del almacén.

Es habitual que la primera ubicación libre propuesta sea la más cercana al hueco de picking, pero también puede proponer directamente el mismo hueco de picking, motivado por rotura de stock, capacidad del hueco de picking, o trabajar con picking dinámico o soluciones automatizadas.

Para que el Proceso de Recepción sea rápido y eficaz, lo ideal es que la mercancía venga paletizada, ya que esto beneficia en la revisión visual, así como la validación de las cantidades y el desplazamiento de la carga durante las operaciones.

Pero nos podemos encontrar con distintos tipos de casuísticas, ya que muchas veces la cantidad solicitada es inferior a la cantidad necesaria para poder paletizar, en estos casos tendríamos una nueva operación de consolidación de la mercancía en las unidades de carga que se tengan establecidas en el almacén.

En ocasiones, aunque actualmente suelen ser mínimas, también se producen recepciones ciegas, es decir, llega un pedido sin tener constancia previa de él o a una hora diferente de la acordada, pero desde el departamento de aprovisionamiento nos indican que es necesario la recepción de la mercancía para la venta. En este caso, es interesante contar con un plan de actuación para gestionarlo con eficacia y en la menor brevedad de tiempo.

Puntos de Mejora en el Proceso de Entrada o Recepción de Mercancía

• Ajustar la planificación de entradas a las posibilidades del LayOut del almacén

• Como disponer los muelles de carga y que características deben tener en función de los camiones y el tipo de mercancía.
• Que capacidad tienen las playas de descarga y pre-recepción para poder absorber la operativa y no ser un cuello de botella en el flujo de materiales.
• Establecer un calendario con fechas y horas de descarga aumentara la productividad, optimizamos el porcentaje de ocupación del muelle y evitamos que los operarios de recepción estén constantemente interrumpiendo sus tareas para descargar un nuevo transporte imprevisto.

Se trata de “aplanar” el ritmo de entradas evitando picos y valles de actividad. Curiosamente, esta programación favorece el hecho de poder dejar en la reserva recursos para imprevistos.

• Trabajar con los proveedores

• Ajustarse al calendario de descargas indicado anteriormente.
• Como debe llegar la mercancía paletizada o en su defecto en cajas.
• Como debe ser la configuración del albarán.
• Cómo debe venir empaquetada cada referencia.
• Dónde deben ir colocadas las etiquetas, unidades por palé y por caja, alturas y dimensiones, pesos máximos, etc.

Estandarizar nuestro proceso a todos los proveedores elimina la variabilidad, que es otra forma más de despilfarro.

• Etiquetado

• Decidir qué formato de etiqueta usar, qué tipos de códigos utilizar y qué información y en qué orden deben etiquetarse, ahorra una gran cantidad de tiempo, sobre todo si trabajamos con lectores de códigos de barras.
• Además la lectura debe ser ágil y rápida.

Debemos eliminar todo el tiempo muerto que el operario debe emplear en la búsqueda y lectura de cada etiqueta.

• Maestro de Artículos

• El maestro de artículos debe tener una actualización diaria.
• El proveedor nos debe de informar de cualquier variación que se produzca en el artículo en cuanto a la información básica de este, su codificación, datos logísticos, formatos, unidades x caja, etc.
• Cualquier variación por parte del proveedor o fabricante y no este actualizada en la base de datos del almacén puede ocasionar incidencias en su recepción.

Nos podemos encontrar con que una misma referencia tenga distintos formatos, por cambios en el proveedor o por acciones de marketing, por tanto, nuestro sistema informático tiene que ser flexible y poder gestionar estas “anomalías”.

• Ficheros EDI

El uso de ficheros EDI facilita y automatiza los procesos de recepción administrativa.

EDI (intercambio electrónico de datos): es la transmisión estructura de Datos entre organizaciones por medios electrónicos en distintos formatos (XML, TXT, etc.). Los 2 archivos más utilizados son:

– DESADV (Delivery Despacth Advice): Informe detallado del envío.

• Lo genera el Proveedor o fabricante y lo envía al Almacén o Distribuidor.
• Contiene todos los detalles precisos del contenido (Referencias, cantidades, Lotes y Caducidades entre otros)

Este fichero también se puede usar de forma inversa cuando el Almacén quiere devolver mercancía al Proveedor.

– RECADV (Receiving Advice Message): es un mensaje que notifica si lo recibido corresponde con lo inicialmente pedido.

• Lo general el Almacén o Distribuidor y lo envía al Proveedor o Fabricante.
• Permite visibilizar las discrepancias y anticiparse a los rechazos o aceptaciones de mercancía.

– Uso de GS1 – 128 y Radiofrecuencia en la Recepción:

• Radiofrecuencia: si realizamos la recepción con la lectura de los Códigos de Barra los datos de los productos se actualizarán en el momento, en nuestro Software de Gestión (SGA/WMS). Además, si en la entrada de mercancía utilizamos etiquetas de Código de Barras están nos servirán para todos los procesos posteriores.
• GS1 – 128 (antiguo EAN 128): es una etiqueta con un código de barras donde viene toda la información del bulto (caja o pallet), de tal forma que la lectura de esta etiqueta nos permite conocer todo el contenido del bulto (Referencias, cantidad, Lote, fecha de caducidad, peso entre otros).

• Automatizaciones:

La instalación de sistemas automáticos para descargar los camiones y trasladar la mercancía hasta los puestos de revisión y recepción, incrementa la productividad reduciendo los tiempos y recursos, y evitando golpes en la mercancía, vuelcos, palés rotos o en mal estado, choques y accidentes.

Incluso podemos ampliar este traslado automático hasta la zona de almacenaje previo paso por arcos o escáneres que realicen automáticamente la lectura de las etiquetas exteriores del embalaje,

• Otras mejoras podrían ser:

• Entrega Garantizada por parte del Proveedor, es decir se recepciona la mercancía sin revisarla y verificarla, y conforme a los ficheros EDI, debido a que existe un protocolo de aseguramiento de la calidad en la entrega por parte del proveedor.
• Recepción directa al picking o a la expedición: conforme los parámetros de seguridad en cuanto al stock mínimo, la mercancía recepcionada va directamente a la ubicación de picking. O también podemos generar o preparar el pedido de venta a la vez que lo estamos recepcionando y posteriormente lo enviamos a la zona de expediciones para su carga en el reparto.

Como hemos detallado hay una gran variedad de acciones y herramientas para mejorar nuestros procesos de recepción. Además también debemos de contemplar que cualquier acción que debamos de realizar para acondicionar la mercancía a nuestros flujos de trabajo en el almacén se deben de realizar en la Entrada, de lo contrario el resto de los procesos se verán penalizados.

Autor: Francisco de Santos – Asociado a RALOG.
Formación y Consultoría Logística, especializada en Gestión de Almacenes.