“La digitalización del almacén se ha convertido en una necesidad, de lo contrario las empresas estarán abocadas al fracaso”.

Tomar la decisión de implementar un Sistema de Gestión de Almacén (SGA /WMS), es un paso importante que implica cambios profundos tanto a nivel de sistemas, como operativos y de RRHH dentro de las empresas.

Los procesos operacionales deben tener en cuenta un nuevo reparto de las tareas de trabajo y el hecho de que ya no será posible trabajar fuera del sistema después de la implementación.

¿Pero, cuál es el mejor SGA para digitalizar mi almacén?

A continuación detallaremos una serie de pasos y consejos a realizar en el proceso de implantar un SGA:

• En primer lugar, hay que hacer un análisis de la situación actual:
  ¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Por qué se hace? ¿Para qué se hace?,
  para identificar las necesidades de la compañía en el presente y en el futuro a medio plazo, de forma que queden previstas todas las circunstancias posibles.

  De la calidad y profundidad de ese estudio va a depender una buena parte del éxito de la implantación.

• Hay que dedicar tiempo a estudiar el mercado, porque, si bien hay distintos proveedores de SGA, también es verdad que no todos ofrecen el mismo abanico de soluciones, con una visión estratégica de tu negocio a largo plazo, flexibilidad para adaptarse a las características específicas de tu proyecto o servicio posventa.
  El proveedor de software elegido tiene que ser un Partner estratégico con el que establecer una relación de confianza a largo plazo, que permita optimizar el trabajo en equipo.

  Una mala comunicación, un planteamiento demasiado rígido, un clima de trabajo poco creativo… son factores que pueden complicar mucho un proyecto e, incluso, hacer que no se alcancen los objetivos trazados.

  Analizar los SGA’s con los que trabaja la competencia puede ser un buen punto de partida.

• Es necesario que el SGA elegido sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a los procesos operativos de la empresa, y que así su implantación se realice de forma eficiente y ágil.

  A la vez, es un buen momento para hacer propuestas e invitar a la empresa a cambiar operativas tradicionales por otras más eficientes.

  Una estrategia correcta buscará el equilibrio entre ambas dinámicas, adaptando el SGA lo máximo posible, pero proponiendo nuevas formas de funcionamiento cuando sean claramente más beneficiosas para la empresa.

• Se debe dedicar el tiempo suficiente a poner a prueba el SGA en todos los entornos posibles, para detectar errores y subsanarlos.

  Las comprobaciones finales son esenciales para asegurar el funcionamiento correcto, que los operarios se familiaricen y aprendan a resolver tanto las incidencias comunes como los casos excepcionales.

  Un SGA mal implementado puede incurrir en graves problemas de gestión.

• La implantación de un SGA implica un cambio en la cultura empresarial de la compañía, un giro de mentalidad y una transformación del modelo organizativo, ya que supone pasar de las formas tradicionales de organización a un sistema digitalizado que nada tiene que ver con lo anterior.

  Para que sea un éxito se necesita que toda la empresa esté comprometida con esa transición.

  Esto supone, por un lado, que los cargos directivos se impliquen en el proceso y presten toda su colaboración para que se lleve a cabo de forma fluida, con buena comunicación y disposición para ir resolviendo todas las cuestiones que surjan.

  Por otro lado, es necesario que la empresa haga saber a todos sus emplead@s que se trata de un cambio necesario para avanzar, para el cual será necesario un esfuerzo de adaptación por parte de todos.

  Y por supuesto no podemos dejar de lado la formación en esta nueva herramienta de trabajo, ya que si la instalamos sin dar una buena formación a los trabajadores que la van a utilizar en su trabajo diario, no conseguiremos los objetivos establecidos.

  Y volviendo a la pregunta de inicio ¿cuál es el mejor SW para digitalizar mi almacén?

  Aquel que se adapte a tus necesidades presentes y tenga escalabilidad para las necesidades futuras.

  Elegir el sistema más novedoso y de última generación no es garantía de Éxito en las operaciones.

Autor: Francisco de Santos – Asociado a RALOG.
Formación y Consultoría Logística, especializada en Gestión de Almacenes.