La respuesta es SI, absolutamente. Es necesario por varias razones, los contratos (comerciales) tienen un alto impacto en los resultados de las empresas y la razón es muy simple, cada contrato tiene pros y contras; y el balance no siempre es favorable para todos los involucrados.
Es necesario tener presente, siempre, que una vez que las partes aceptan entrar en un contrato, este les otorga derechos y también obligaciones. Estos derechos y obligaciones, están asociados a las clausulas claves del contrato y sin la gestión adecuada se puede perder el balance necesario, parcial o aún peor totalmente.
En un mundo perfecto de las compras y las ventas, no sería necesario un contrato ni siquiera una orden de compras; la cuestión es que ese mundo perfecto no existe: muchos protagonistas, muchos eventos no esperados, circunstancias internas y externas que afectan el ecosistema en el que se lleva a cabo el intercambio comercial.
En el caso que nos ocupa, las órdenes de compra, son el tipo de contrato más básico y común; regulan un intercambio comercial donde el comprador compra lo que necesita del proveedor, con unos precios y condiciones de entrega y pago negociados previamente; y el comprador incluye la mayor cantidad de detalles, con la mayor claridad posible.
Para intercambios comerciales complejos, en términos de calidad, especificaciones, entregas, coberturas geográficas, riesgos, etc., se recurre a contratos que permitan reflejar el desempeño de las partes y gestionar cualquier posible disrupción.
Y henos aquí, un año después de un cambio inimaginable en nuestra forma de vivir y trabajar, que por supuesto ha afectado, y sigue haciéndolo, también a los contratos y como son atendidos.Empresas que cierran o que no pueden funcionar a toda su capacidad, por falta de personal, falta de materiales, o problemas de mantenimiento en equipos, etc.
Todo lo ocurrido demuestra, más bien confirma que un contrato no impide que pasen cosas y mucho menos impide las consecuencias de una disrupción GLOBAL como la COVID 19, pero sí protege mucho mejor a las partes que de común acuerdo han aceptado sus obligaciones y derechos.
Así que de ahora en adelante, para aquellas compras de bienes, materiales o servicios, de alto impacto en su organización y en sus resultados, es necesario entre otras cosas:
- Reconocer la utilidad de los contratos
- Dedicarles el tiempo necesario, ni más ni menos, para asegurar que las cláusulas del
contrato contemplan las medidas y acciones a emprender en caso de interrupciones
forzadas o por fuerza mayor. - Fijar de común acuerdo entre las partes, un grupo de indicadores de desempeño /
objetivos claves y resultados(KPI´s / OKR, por sus siglas en inglés). - Fijar objetivos de mejora, en tiempo y forma.
Y no olvides:
- las partes de un contrato son socios, NO enemigos,
- o, sí esto no es posible, cancela el contrato o no lo renueves
- hacer seguimiento al desempeño propio y de la otra parte,
- y por supuesto, gestionar el contrato.
Esperemos que todo esto pase pronto, pero NO desechemos la lección aprendida y protejamos todo lo posible nuestras operaciones.
Autora: Mª Teresa Martínez, Vicepresidenta y Cofundadora en RALOG
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