Una duda recurrente en las empresas es, si la función de aprovisionamiento debe estar dentro del departamento de compras, ser una parte más, o dentro del departamento de Logística. La mayoría ya han solucionado esta cuestión incluyéndolo dentro de Logística; pero sigue habiendo dudas y distintas combinaciones, desde directamente integrado en compras, hasta dentro de logística, pasando por cadenas de distribución donde hay un mix, la alimentación en Logística y los ultrafrescos en compras.

Nuestra recomendación: Aprovisionamiento debe estar con Logística. Es una parte fundamental de su función, por definición: Garantizar la mercancía adecuada, en el momento adecuado, con la calidad (temperatura, no roturas…) pactada.

¿Por qué?:

• Dedicar cada uno a dónde más valor añade

Puedes hacer el ejercicio de cuál es el precio de venta de un producto que fabricas o distribuyes y ver qué parte es precio de compra de materias primas y qué parte es el resto de los costes del proceso. Por ejemplo, hemos hecho este ejercicio con un fabricante y vemos que si vendemos nuestro producto fabricado a 1€, 79 céntimos es precio de compra de las materias primas y el resto son costes de fabricación. Los 79 céntimos sólo los puede mejorar compras, el resto de la empresa estamos trabajando en los 21 céntimos restantes. Compras, y sólo compras, son los responsables de mejorar esos casi 80% de nuestro coste de fabricación. Muchas veces, cuando hago este ejercicio vemos quiénes forman el departamento de compras y nos dan ganas de llorar.

Recuerdo una vez visitando un fabricante y envasador de aceite que con más de 80% del coste en la materia prima, su departamento de compras era una persona que estaba encerrado en una oficina conectado al ordenador y comprando a futuros, con una pantalla llena de gráficos como si estuviera en bolsa. El pobre compraba la materia prima para fabricar el aceite como podía haber estado contratando fondos de inversión o comprando petróleo.

Compras debe salir de la madriguera y estar en las fábricas y los campos, en los procesos, mejorándolos y bajando el precio de compra, ahí es donde están las verdaderas mejoras de las compras, lo demás es apretar a proveedores y quitarles parte de su beneficio y, para ello, es vital descargar de lo demás.

• Aprovisionar, pedidos y gestión de stocks van unido.

Calcular los pedidos, las previsiones, gestionar los stocks de tiendas, almacén y proveedor va todo unido, por tanto, mejor que lo gestione quien gestiona los stock de tiendas y almacenes, Logística. Haciendo una gestión de todos los stock que tenemos en la cadena podremos mejorar su nivel y situarlos donde más nos interese en cada momento.

• Tener un solo sistema método de pedir y aprovisionar, con criterios centralizados y conocidos. Cuando hay compradores aprovisionando cada uno tiene su sistema, no hay un método conocido, “cada maestrillo tiene su librillo” y si queremos informatizarlo o mejorarlo ¿cuál mejoramos?

• Los compradores suelen están medidos por otros motivos distintos a la gestión de los stocks y, como dice una de las leyes universales: “dime cómo me mides y te digo como me comporto”. Luego si para conseguir un gran precio tengo que hacer una compra especulativa de mucha cantidad y atascar almacenes ¿qué crees que haré?

Todas las empresas que conocemos empiezan con las compras y el aprovisionamiento juntos, evolucionan a ir pasando el aprovisionamiento a Logística, primero los no perecederos, luego las campañas y los ultrafrescos. Pocas cambian de modelo y paradigma y deciden abordarlo todo junto.

Hay una condición sine qua non y es que Compras y Logística tiene que ser espejo, es decir, estar comunicados continuamente y, aunque sea de Perogrullo, trabajar con los mismos horarios. Una de las cosas que echamos en cara a Logística, y es un argumento importante, para que parte del aprovisionamiento no pasa a ellos es que el comprador está comprando de noche, en festivos, cuando no tengo un producto que tengo que sustituirlo inmediatamente por otro, sea la hora que sea y mi partener de Logística no entra a trabajar hasta las 9 de la mañana del día posterior al festivo, si no hay espejo, no puede haber traspaso.

Autor: Jose Ramón Illán. Vocal de RALOG.