Este mes de junio, desde Ralog se aborda la distribución en el Canal Horeca, y quiero compartir con vosotros cual fue mi primera experiencia como Jefe de Almacén en un Distribuidor Integral para este canal, principalmente franquiciados de Cadenas Fast Foods de ámbito Nacional y Portugal.

Para ubicarnos tenemos que retroceder hasta el año 2004 y posicionarnos geográficamente en un pueblo cercano a Guadalajara, donde había un Almacén de 11.000 m2 que estaba distribuido en 3 secciones: Temperatura Ambiente, Frio Positivo y Frio negativo, con sus correspondientes muelles de carga y descarga.

• Gestionábamos alrededor de 3000 SKU´s, tan diversas como Papel Higiénico, Refrescos y Bebidas Alcohólicas, Frutas y Hortalizas, Carnes, Pescado, Panes Congelados o Patatas Fritas. Todo un amplio catálogo de las necesidades de un establecimiento de restauración e incluso para algunos clientes, mercancía corporativa como servilletas, vasos y demás utensilios de menaje, así como sus propios productos estrella.
• La tipología de las Estanterías: Convencionales, con la altura de suelo para picking a la caja, Dinámicas para picking de unidades sueltas y para el almacenamiento masivo, principalmente de pallets de referencias sin caducidad, Drive-In.
• La preparación de pedidos era por unidades sueltas o cajas, en roll pallet (carros) o pallets dependiendo del reparto capilar o nacional y Portugal.
• La maquinaria utilizada: Transpaletas Manuales y Eléctricas, Recogepedidos y Retractiles.
• Y para la gestión informática del almacén, un SGA, por aquella época un AS400, en interfaz con un ERP, donde diariamente debíamos tener OK los stocks informáticos para garantizar las ventas y asegurar los aprovisionamientos. Así como, los maestros de artículos y clientes, la trasmisión de los pedidos de compra y venta, y las confirmaciones de las recepciones y las preparaciones de los clientes.

Esta tipología de almacenes hoy en día todavía es habitual, pero la gestión que realizábamos era muy manual con respecto a las actuales. Esta época fue una de las de mayor aprendizaje que he tenido.

• Gestionábamos 3 almacenes que funcionaban independientemente, con consolidación de las preparaciones para la carga. Las plantillas estaban asignadas a cada zona, pero con la polivalencia necesaria para equilibrar los recursos y la actividad, y tener terminado los destinos a las horas pactadas.
• Proveedores, tanto nacionales como internacionales, en furgonetas, camiones o tráileres. Teníamos nuestro Planning de Descargas asignado, pero era raro el día que alguno no venía fuera de fecha. Ante las roturas de stock por retraso en las entregas, la prioridad de recepcionar y ubicar el producto era máxima para estar disponible a la venta.
• Los productos frescos de Frutas y Hortalizas, lo trabajamos en Cross Docking, ya que los pedidos venían preparados por clientes desde el proveedor, los cuales consolidábamos con el resto del pedido.
• Al ser tan variadas las referencias, había que tener muy actualizado el Lay Out por el tema de los pesos y dimensiones de los productos, el Slotting había que hacerlo manualmente. Para ciertos clientes teníamos Lay Outs independientes de preparación de pedidos y cada vez que entraba uno nuevo, teníamos que crear un Lay Out exclusivo si tenía productos propios o realizar reubicaciones en el que teníamos “Estándar”.
• La realización del FEFO y la salida de los productos frescos diaria, era critica, ya que al menor descuido podíamos producir una perdida. Al igual que conservar la cadena de frio, tanto en Congelado como en Refrigerado.
• El picking lo realizábamos con hojas de preparación y nuestra calidad de servicio tenía que ser del 100%, ya que la falta de un producto podía ocasionar graves incidencias en la actividad del cliente, imaginaos que le faltan los tomates, ¿Cómo prepara las ensaladas? O le faltan los vasos corporativos ¿Cómo sirven las bebidas? Y si el cliente esta fuera de Madrid ¿Cómo solucionamos la incidencia? Esto nos obligaba a repasar el 100% de los pedidos.
• Diariamente realizábamos inventarios rotativos por pasillos, y mensualmente inventario general, con el objetivo de garantizar los stocks.
• En cuanto a las devoluciones, por aquella época el concepto de Logística Inversa no estaba muy implantado, no teníamos desarrollada una operativa clara de trabajo ya que la mayoría de las cosas eran para destruir, y cuando desde las bases de los Operadores Logísticos subcontratados para el reparto nacional nos preguntaban que hacían con ello, la respuesta se demoraba en el tiempo y se acumulaban los pallets, hasta que se daba la orden de destrucción.

En 2021, la distribución al Canal Horeca ha cambiado mucho respecto a todo lo que os he detallado, los almacenes están más automatizados, la digitalización hace mejores análisis de los datos y optimiza el Almacén, reduciendo las manualidades. Pero lo que no ha cambiado es el gran reto que tiene esta distribución, ya que un pequeño fallo en las preparaciones o entregas puede significar una gran problemática en la Actividad diaria del Cliente.

Autor: Francisco De Santos – Experto en Gestión de Almacenes y Asociado a RALOG – Red de Ayuda Logística